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4月入社5人がいきなりリモートワークからスタートした話

4月8日に関東や大阪、福岡で緊急事態宣言が出されて、すでに2週間近く経ちました。リモートワークに移行した人も多いと思います。ただ、全ての人がリモートワークできるわけでもなく、リモート可能な仕事でも会社の仕組みや体制の問題で会社に出社せざるを得ない人も結構いるなぁと感じています。皆さんいかがでしょうか。

我が家は長期戦覚悟して家に完璧なリモート環境整えた。電気カーペット敷いたら子どもたちが猫のように寄って来る。

MCFは、以前のブログでも書いたとおり、3月上旬から徐々にリモートワークに移行して現在はほぼ90%以上の社員がリモートワークです。出社するのは荷物の受け取りとか、自転車通勤だし家だと子供がいて仕事ができないといった数人、という感じです。ただ、そんななか4月1日入社の人たちが今回5人いました。今回は、全社的にリモートワークな中、どうやって新しくジョインする人たちの研修とか受け入れをしたかについての経験談を書きたいと思います。

4月に新たに5人も入社予定

せいぜい正社員は40名ぐらいの組織で5名もの人が一斉に入社してくるだけでも初めての経験なのに、こんな状況下でほとんどの社員もリモートに移行してしまっていて、どうやって受け入れるんだと。。更には東京、名古屋、福岡と出社場所もバラバラ、配属部署も違い、最初は一斉に福岡に集めて研修する予定だったのですが、この情勢下でそんなわけにもいかず。

ということで、2月ぐらいから準備していた研修計画を入社一週間前に全部白紙にして、リモートワークをメインにした研修計画を急遽組み直すこととなりました。準備してくれていたメンバー、本当にすまん。

研修スケジュール

結局、こんな感じの研修になりました。

初日(時差出社・WEB研修)

・時差出勤で10時半ごろ出社に変更
・貸与パソコンのセットアップ、メールの設定、Slackアカウント作成とログイン

11:00 各種設定手続き研修
WEB会議でSlack、WEBミーティングツール(google meets等)、メール、社内ポータルなど主に社内コミュニケーション周りのツール等の使い方研修
13:00〜 会社概要研修
私から会社の組織図やメンバー、組織ごとの役割や、会社の目指している方向や今期目標、それぞれのチームのミッションなどを説明。
15:00〜 管理部門研修
就業規則説明や、出退勤、有給利用、人事制度等説明(管理部門から)

2日目以降(完全リモートWEB研修)

半日ずつ各部門研修
→各部門の業務内容など配属部門に関わらず研修。研修担当者はそれぞれの部門の若手が実施。

翌週以降(リモートOJT)

配属部門に応じたOJT研修等。配属部門で必要な知識や業務引き継ぎも含めた研修

全ての研修がビデオ会議形式。MCFでは主にgoogle meets使ってます。

やってみての気付きとか工夫したところ

研修もすべて終了し、5人全員が配属されすでに実践投入でバリバリ働いてもらっています。会社の雰囲気もわからない中でいきなりリモートワークだったわりには、研修〜配属〜実戦投入までわりとスムーズにいけているのは今回の5人とも優秀だったことと、研修担当や受入部門のメンバーが、新しい人達が不安に感じないよう、いつも以上に丁寧にフォローを心がけていると感じます。
あとは、やはり年齢層が若かったこと(30代前半まで)、MCFに入ろうとするぐらいにはITに対する拒絶感が少ないというのも大きいとは思います。

事前の準備大事

これ、どこでも言われていることなんですがあらためてオンラインでやる場合は対面以上に事前準備をしっかりやっておくことは大事だなと感じました。
特に、資料をしっかり作ってそれを事前に共有しておくこと、研修受講側も参加できるようなミニ課題などを作って提出させてレビューする、みたいな仕掛けを作っておくとすごく研修効果は高いと思いました。大変だけど。

1時間ぐらいずつで区切る

これはオンラインミーティングとかやった人はみんな感じると思うんですけど、対面よりもオンラインミーティングとかのほうが集中力がいりますよね。たぶん、声がちょっと途切れたり、細かいニュアンスが感じにくいので、無意識に耳からの情報に集中しようとするからな気がします。なので、対面ミーティングに比べて時間が濃厚なんですが、逆にものすごく疲れます。
特に、喋っている方よりも聞いている方が疲れやすいので、こまめに休憩をはさむのがポイントだと思っています。
一番最初のコマを私が担当して、2時間ずっと連続でやってしまって、自分もものすごく疲れたけど、たぶん聞いている方がもっと疲れただろうなと反省して、その後の研修担当の人たちにはこまめに休憩取るようにしてもらいました。

Slackに研修専用チャンネル作ってそこから離陸させる

今回、新しく入った人5人および研修担当者など含め、専用のSlackチャンネルを作りました。研修の事務連絡だけでなく、研修と研修の合間の予習復習なども含め疑問点があればどんなことでもそのチャンネルで気軽に聞いてね、という感じで運用したのですが、それが良かったなと思いました。
いきなり実務的な話も飛び交っているチャンネルに投入されると気後れもするだろうし、その前段階の慣らしの役割も果たしていたのが良かった気がします。

感想と課題

今回の入社からいきなりのリモートでの研修〜配属まで、5人にそれぞれ感想など聞いてみました。

良かった点

web会議・研修はドキドキしたけど、会ったこともない方と一応でも顔を合わせられるというのはよかったです。福岡とか大阪とかの人とこんな簡単に顔を合わせて研修ができるなんて、むしろ効率が良すぎて感動してしまいました。

やってみると特に問題はないように感じました。(最初は戸惑った部分もありましたが、慣れの問題だとやってみて分かりました。)
また、画像キャプチャや録画の活用ができることが大きなメリットと感じました。

会議室等での研修は講師との距離感でやる気の出方に差がある時もありますが笑、Web研修でカメラonにしていると映っている緊張感があり集中できます。カタカナやらアルファベットが多くてなかなか覚えられず、資料を見返すこともできるので助かっています。

完全に個人的な感想になってしまいますが、WEB会議に慣れることができたことは、大きなメリットとして捉えています。(中略)ですが、これらは全て「初日の出社」と「slack」があってこそのメリットかとも思います。初日も出社せず、全く誰とも会わないまま自宅で何から何まで…となっていたら、おそらく不可能でした。

これはslackで聞いていいのか、直接聞きに行ったほうがいいのかといった悩む時間のストレスがないです。
必要なときはWeb会議で数分話すだけでだいぶ疑問も解消されます。

課題

全体的には最初戸惑ったものの、慣れると違和感なく受け入れられたようでほっとしてます。
ただ、やはりみんなと顔を合わせたこともないのにいきなりリモート、ということで人間関係が作りづらい、という意見はあって、このあたりは完全リモートの課題だなと思っています。

同期入社の方や、ほかの社員の皆様との休憩時間などでの雑談といったちょっとしたコミュニケーションが取りにくいと感じました。

社員の方の顔と名前が覚えにくい&自分の顔と名前を覚えてもらいにくいと思います。
(そして単純に、もっと雑談したいです…笑 リモートでも同じグループであればslackやテレビ会議でできていますが!)

コミュニケーションの取りにくさは感じています。研修を担当してくださる方以外の方とは基本的にはお話しができず、1枚のプロフィール画像で顔と名前を覚えるのは、中々に骨の折れる作業です。

まとめ

WEB飲み会結構楽しかった

至らない点がたくさんあったと思いますが、それよりも新しくジョインした5人には「柔軟な対応/スピーデイな対応が取れる会社」を強く評価してもらえたのは不幸中の幸いだったなと思います笑。

今回の新型コロナに端を発したリモートワークへの急激なシフトは、長期戦になるでしょうし、おそらくコロナが収まっても働き方は大きく変わるんじゃないかなと感じています。だから、今回の一過性の措置、と考えずに課題を解消しながら対面とリモートの良いバランスを模索していくべきだなと感じています。
リモートにはだいぶなれましたが課題に挙がっていた雑談的なものや、社内の空気感を感じる、みたいなことはまだまだ課題です。
この前は社内でWEB飲み会なんかもやってみました。結構楽しかったです。他にも、もっと「雑談」的な場をちゃんと組織として設計しておく必要もあるなと考えたりしてます。

あと、今回の5名の受け入れで、1週間前に急遽研修計画組み直した中ちゃんと対応できた現場の研修担当者とか、リモートを前提とした仕事の割り振りへの変更とかいつも以上に丁寧にフォローアップしている受入部門とかを見ていると、こういう緊急事態でそれぞれが全体最適に向けて各自個別に判断しながらちゃんとやりきれるメンバーが多いのは、社長として本当に感謝してます。たぶん、いつも俺の無茶振りの嵐に耐え抜いているから、これぐらいのバタバタなんて多分日常なんだと思う。なんか、ごめん。

ということで、今回はここらで終わりにしたいと思います。

こうやって社会情勢が不安定になると会社も自己保身に走ったり、新しいことをする余裕もなくなってしまいますが、こういう時だからこそ従業員は会社の対応を逐一見極めていると感じます。社長としては一手でも間違えるととたんに従業員の信頼を失いますし、そうなったら今は生き残れても将来的なダメージは計り知れないなと恐怖は感じます。

だからこそ、こういうときに縮こまるんじゃなく、倒れるなら前を向いて倒れようぜの精神でいきたいと私自身は思っています。ドラクエで言うなら「がんがんいこうぜ」です。そうやって生きていればきっとこのコロナ騒動が収束してきたときには今と違った景色も見えているかなと思っています。