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50人から100人未満ぐらいの中小企業にちょうどよいサイズのWebサービス紹介。MCF利用WEBサービスカオスマップ(自社開発含む)

なんか今年の暑さは異常で、すでに30度だと、涼しいじゃん!と思うほどには暑さに飼いならされている今日この頃、皆さまいかがお過ごしでしょうか。

夏といえばキャンプにスイカ割りだよね。

以前、私のFacebookではチラッと触れたこともあるんですが、MCFでは社内でありとあらゆるWebサービスを利用しています。大企業だと基幹システムとしてERPフルカスタマイズして、周辺システムは独自仕様でフルスクラッチ、なんて贅沢なことができますが、うちのような小さい会社だとそんなわけにはいきません。昔はせいぜい会計システムで勘定奉行入れてあとは全部エクセル!ぐらいだったのが、この10年くらいで中小企業向けのWebサービスがいろいろと出てきて、環境もだいぶ変わってきました。

ところが、世の中にどんなWebサービスがあって、どの業務に何を使うと便利だよ、ということを懇切丁寧に中小企業の社長に教えてくれる親切な人はどこにもおらず、自分たちで探して自分たちでFit-Gapして、導入していく必要があります。なので、結局、あまり深く考えずに未だにエクセルでぶん回してます、的な会社も結構多いかと。

ということで、今回はMCFで使っているWebサービスをカオスマップ的にまとめて見ました。一部自社開発のシステムも含みますが多くは外部サービスです。

MCFの社内システムカオスマップ

簡単にそれぞれの領域ごとに紹介していきたいと思います。

営業系システム

名刺管理

名刺管理は個人によって違いますが、私はCamcard使ってます。eightでも良いんでしょうが、確かCamcardの方が安かったんですよね。CSVとかで名刺データを出力できるWeb側管理画面もあって便利。初期ユーザにとっては。最近は珍しくなりましたが、未だに名刺管理システムを何も使っていない営業の人とか見るとわりと衝撃を受けます。このブログ呼んでいる人にそんな時代遅れな人はいないと信じたいです。カメラでパシャッと撮りさえすればOCRで自動的に読み込んでくれて、電話帳にも自動登録してくれるし、使わない理由はないです。

見積作成・承認フロー

営業の見積作成と承認フローは、2つのシステムに分かれています。仕入れが発生するような医療営業系は見積RICHを使って、その他の制作部門系・広告系はBoardを使っています。なんで2つに分かれているのかと言われれば、本当はBoardに寄せたいんだけど、Boardは案件の原価管理/粗利管理的な機能が弱いんで、そこが拡充するまではまだ寄せられていません。
後ほど触れますがBaordは請求管理とかにも使っています。

案件管理/SFA

営業の案件管理とかSFAとして、ちきゅうを使ってます。SFAというとSalesForceが有名ですが、Sales Forceは高いんですよね。そしてあんなごちゃごちゃといろんな機能いらない。そうなるとエクセル運用ていう会社も多いんですが、やはり営業は外からでも案件の確認とか報告ができるようWeb化しておくべきだし、営業報告(訪問報告とか受注報告)をSlackやメールに自動的に流したりとかも出来て、毎週・毎月の営業会議もちきゅうを使ってやっています。

制作・進捗管理

これは制作系とか出荷系部門に限りますが、受注〜納品までの進捗管理にはTrelloを使っています。わかりやすくWeb版カンバン方式ですわな。期限が過ぎたカードが残っててよくメンバーが部長に怒られています笑

顧客管理・サポート系システム

顧客管理

MCFの場合、サイネージを中心にしつつ、サイネージの納品には機器の出荷も伴うし、放映状況の管理とか制作管理もあるし、その他にもWeb制作もやっていたり、とサービスが多岐に分かれます。なので、顧客管理で管理すべき情報がすごく独特ですし、ここが最大の自社ノウハウの部分かなと思っています。なので、顧客管理システムについては完全自社開発です。とはいえプラットフォームとしてはFilemakerを使ってます。余談ですがMCFでは自社開発の内部システムにはすべて栄養素の名前をつけています。顧客管理はMCFの背骨なので、Calcium(カルシウム)。

顧客サポート系

グループ会社(クラウドクリニック)の方で使っていますが、コールセンター用のシステムとしてMCFで自社開発しました。(Fiber:食物繊維)システムの裏側はtwillioを使っています。電話回線をWebサーバに接続させるAPIですね。なので、在宅勤務でもPC経由で誰でも同じ電話番号がとれて、対応履歴が残せるような仕組みにしています。
あと、Webサポートとして一部サービスでIntercom使っています。まだ全サービスには横展開出来ていないですが、少しずつサポートをチャット形式に寄せていきたいなと思っています。
その他、医療業界はどうしても訪問サポートが多いので、その対応履歴とか顧客情報の閲覧のために、自社の顧客管理システムと接続したWebサービスを独立させています。(Calotene:カロテン)

会計系

請求書発行・請求管理

見積発行でも触れましたが、請求書発行・請求管理はすべてBoardに寄せています。請求書の郵送処理まですべてWebサービスの中で完結できるし、後で触れるMFクラウドとも連携できるし、うちは使っていないけど、入金との突き合わせも可能だし、何よりサービスが小回り効いててすごく使いやすい。

月額料金請求

とはいえ、サブスクリプションサービスにおいては、月額料金の請求が重要で、ユーザごとの月額料金の計算は顧客管理のCalciumで自動的に行なって、口座自動引き落とし、というコンボです。口座引落はSMBCを使っていますが、まぁ、銀行系システムは推して知るべし。。

会計系

以前はうちもJDL使っていたんですが、この2年でようやくMF会計に完全移行出来ました。移行出来なかった最大の理由は税理士事務所でした。クラウド系システムに変更するために税理士事務所を変更しました。でもこれで毎月の月次処理で3〜4日かかっていた業務が半日ぐらいで終わるようになりました。

人事系

人事系は給与とか経費とか会計に絡む部分は当然ですが、MF系で揃えています。ちなみになんですが、MF系の公式でサポートしてる税理士事務所だと少しアカウント安くなりますよ。(こんな事書いていいのかしら。。)
人事評価とか面談管理とかで今期からHRBrainを使い始めました。でも、少し高いし、ひょっとすると来季以降変えるかも。簡単に自分たちで作っちゃうかも。社労士との連携では、従業員情報の管理でcellsドライブ使っています。

コミュニケーション系

ビジネスチャットはSlack、ビデオ会議はAppear.in、メールプラットフォームはGmailで、メーラーは個人によりますがAstro、タスク管理系はTrelloとかIFTTTとかでSlackと連携して使ってます。というか基本はすべてSlackに連携させて使ってます。ビジネスチャットという領域は社内のコミュニケーション方法をガラリと変えましたよね。うちの場合、特に拠点が分かれているけど、そんなに気にすることなく拠点をまたいだ仕事ができるのは、Slackを中心としたコミュニケーションツールの発達だと思います。未だにビジネスチャットを全社的に使っていない会社は、ちょっとダメだと思う。
あと、社内の文書管理系は結構まだ悩んでいるんですが、社内掲示板的にgoogle sitesを使っていて、これはなんだかんだ結構必要不可欠かなと思っています。ちょっと変わり種で、以前こちらの記事でも触れましたが、Thankyouカードの簡単なWebサービスを自社開発で作りました。

開発系

開発系はそれこそツール系まで入れるとありとあらゆるWebサービス使っていますが、サーバ周りはAWS、テスト環境とか簡易環境でHeroku、ソース管理でgithub、エラー通知でSentryなんかを使ってます。

まとめ

なんかたくさん並べましたが、無料利用の範囲で使っているものも多いので、実はコスト的にはそんなにかかっていません。でも、いろいろと使っていて大事だなと思うのは、ツールは実際に使ってみないと本当の良さがわからないということ。なので、実験的にいろいろと小さな範囲で試したりしますし、使ってみたけど1年でやめちゃった、というものもあります。
あと、新しいものを導入するって必ず社内で抵抗があるので、導入するのにそれなりのエネルギーはいります。そして導入した結果、やっぱり駄目だったね、ってものもあるので、そんな時でもすべての責任は社長がとってあげないと新しいことに取り組めなくなっちゃいます。社長が推進力を持って進めることができるのは中小企業の最大の強みだと思うので、そのあたりはぜひ積極的に取り組んで見てほしいです。

仕組みであれツールであれ、何かを社内に導入して運用を回す、定着化させる、ということにはわりとコツがあります。コンサルをやっていた時とかに、ツールは入れたけどそのうち誰も使わなくなって、みたいな粗大ごみと化してしまったシステムをたくさん見てきました。なので、導入するからには「定着化させるための仕掛け」みたいなことは大切(というかほとんどこれがすべて)です。ポイントは「①小さく始める、②役員陣が1番使う、③業務の中に溶け込ませる」だと思っています。もしそのあたりで悩んでいる方がいればお気軽にご相談くださいませ。

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